Outlook 2007 und die Integration von Sharepoint Listen über Gruppenrichtlinien

Verfasser: Christian Gröbner

Dieses HowTo dürfte mal wieder beweisen, daß es genügend Gründe gibt MAPI zutiefst zu verachten. Es gibt im OL2007 ADM Template eine passende Policy, um die im Sharepoint veröffentlichten Listen, Feeds etc an die User zu verteilen. MS hat es freundlicherweise versäumt, im Explain die Syntax bekanntzugeben, die verwendet werden muss, und vor allem:  Wie man diese überhaupt herauskriegt? Wo steht sie? Wie kann sie abgeschrieben werden?


Die Unterstützung von Öffentlichen Ordnern wird in den nächsten Versionen von Exchange Server nicht mehr gegeben sein. Microsoft empfiehlt hier auf die kostenlosen Sharepoint Team Services 3.0 oder auf deren großen Bruder, dem Office Sharepoint Server 2007, zu mirgrieren. Mit diesen Produkten können Öffentliche Ordner problemlos nachgebildet werden. Mittels Gruppenrichtlinien und dem ADM-Template für Outlook 2007 können Sie dem Benutzer gezielt die wichtigsten Sharepoint-Listen in Outlook einblenden, ohne dass dieser manuell jede Sharepoint-Liste verknüpfen muss. Wie Sie dabei vorgehen müssen und welche Stolpersteine es zu umgehen gibt erfahren Sie in dieser Anleitung.

Zunächst müssen Sie sich die ADM-Templates für Office 2007 herunterladen und auf einem Rechner entpacken, mit dem Sie die Möglichkeit haben neue Gruppenrichtlinien zu erstellen.

Erstellen Sie in der Gruppenrichtlinienverwaltung eine neue Gruppenrichtlinie und importieren Sie das ADM-Template für Outlook 2007.



Wählen Sie hierzu unterhalb der Benutzerkonfiguration den Eintrag Vorlagen hinzufügen/entfernen aus dem Kontextmenü der administrativen Vorlagen aus und fügen Sie das Template outlk12.adm, aus dem Ordner in den Sie die Templates entpackt haben, hinzu. Wechseln Sie anschließend zu Benutzerkonfiguration->Administrative Vorlagen->Microsoft Office Outlook 2007->Extras | Kontoeinstellungen->Sharepoint.




Bearbeiten Sie den Eintrag Standard-Sharepoint-Listen und aktivieren Sie die die Richtlinie über die Option Aktiviert. Klicken Sie auf den Button Anzeigen um die Standard-Sharepoint-Listen zu hinterlegen. Leider gibt die Beschreibung zu dieser Richtlinie nicht viel Wissenswertes preis und es ist keine Information zu finden, die einem erklärt, wie Sharepoint-Listen hinterlegt werden müssen. Die Angabe der eigentlichen URL in der Form http://sharepoint/Lists/Liste funktiontioniert nicht. Über die Outlook-Hilfe (Outlook /?) erfährt man folgende wichtige Information, die einem erklärt, wie RSS-Feeds, Webkalender und Sharepoint-Listen angegeben werden müssen.

RSS-Feeds              feed://URL/datei
 

Webkalender          webcal://URL/datei

Sharepoint-Listen   stssync://URL

Wenn Sie versuchen nach obiger Information Sharepoint-Listen hinzu zu fügen, werden Sie feststellen, dass dies leider auch nicht funktioniert. Aber Sie sind der Sache immerhin schon einen Schritt näher gekommen, denn der Anfang stsync:// ist schon mal richtig. Das Protokoll stsync ermöglicht die Syncronisation zwischen Sharepoint-Listen und Outlook.

Wie gelangen Sie jetzt aber an die richtige URL?

Die Lösung ist leider äußerst umständlich und nicht gerade benutzerfreundlich.
Sie benötigen hierzu das Tool MFCMAPI (Download MFCMAPI) mit dem Sie aus Ihrem Outlook-Profil die Verbindungs-URL auslesen können. Dazu müssen Sie zunächst die entsprechende Sharepoint-Liste über den Browser aufrufen und die Sharepoint-Liste über das Menü Aktionen und über Verbindung herstellen mit Outlook verknüpfen. Starten Sie anschließend das Programm MFCMAPI.




Verbinden Sie sich mit Ihrem Outlook Profil über Logon and Display Store Table aus dem Menü Session. Öffnen Sie anschließend über einen Doppelklick den Speicher der Sharepoint-Listen.



Navigieren Sie zur entsprechenden Sharepoint-Liste und wählen Sie aus den Kontextmenü den Eintrag Open Associated Contents Table aus.



Suchen Sie unter den gezeigten Einträgen den Eintrag der mit stssync:// beginnt heraus und kopieren Sie sich diesen in die Zwischenablage. Diesen Link müssen Sie anschließend in der Gruppenrichtlinie hinterlegen, damit eine Verknüpfung zwischen Outlook und der Sharepoint-Liste hergestellt werden kann.

Wechseln Sie wieder zur Gruppenrichlinie und fügen Sie einen neuen Eintrag unter den Standard-Sharepoint-Listen hinzu.



Tragen Sie im Textfeld Name einen Namen für die Sharepoint-Liste ein. Beachten Sie hierbei, dass dieser Name in Outlook als Ordnername angezeigt wird und nicht wie in der Beschreibung der Gruppenrichtlinie beschrieben der Name der verknüpften Sharepoint-Liste. Kopieren Sie die vorhin in die Zwischenablage kopierte URL in das Textfeld Wert des neuen Objekts ein. Wiederholen Sie diese Schritte für jede Sharepoint-Liste, die Sie über Gruppenrichtlinien vorgeben wollen. Nachdem Sie die Verteilung der Standard-Sharepoint-Liste über die Gruppenrichtlinie konfiguriert haben, erhält der Benutzer automatisch, spätestens bei der nächsten Anmeldung, die konfigurierten Sharepoint-Listen als Unterordner in seinen Outlook-Sharepoint-Listen.

Betrachtet man den Aufwand, der betreiben werden muss um Sharepoint-Listen per Gruppenrichlinie in Outlook zu integrieren, so ist dies schon ziemlich zeitintensiv. Die Mühe kann sich aber lohen, wenn Sie in einer größeren Umgebung arbeiten.

(c) 2003 - heute, Mark Heitbrink, weitere Informationen unter WebSite-Info\Copyright